Em 2009 tive a oportunidade de participar de alguns fóruns de discussão na área de comunicação focados no segmento digital.  Entre muitos projetos interessantes como portais corporativos, ferramentas de compartilhamento de conhecimento e redes sociais, um tema bastante polêmico e recorrente na maioria das discussões era a utilização dos blogs na Comunicação Interna.

“A empresa em que trabalho tem apenas dez funcionários. Preciso de um blog?”

“O presidente da empresa é extremamente introvertido e não gosta de se comunicar com frequência. Podemos desenvolver um blog para facilitar esse processo?”

“Meu concorrente tem um blog para se comunicar com funcionários, devo ter um também em minha empresa?”

Essas são algumas das perguntas que encontrei. De maneira geral, a resposta é apenas uma:

Conheça sua empresa!

Um blog não é a única resposta para todos os problemas de comunicação que uma empresa apresenta. Também não é apenas um modismo que vai desaparecer com o tempo. O importante é entender o momento de sua empresa, dos seus funcionários e de seus líderes e conhecer algumas experiências vividas por outras organizações.

Uma empresa que possui apenas dez funcionários e consegue reuni-los presencialmente talvez não necessite de um arsenal de ferramentas digitais para garantir o bom fluxo da comunicação. Entretanto, se grande parte desses funcionários não permanece no escritório, talvez seja preciso lançar mão de um recurso digital para que todos estejam sempre informados sobre as notícias da empresa. Um Blog? Não, necessariamente. O blog pressupõe interatividade. Se seu público interno não permanece no escritório e não costuma ficar conectado, ou sequer parado na frente de um computador, não tem tempo de ler posts em blogs e muito menos comentá-los. No início talvez funcione, mas seu blog terá vida curta.

Nas empresas de grande porte a cultura organizacional pode sugerir o tipo de ferramenta mais adequada. Se estamos pensando em uma operação essencialmente fabril, dificilmente os funcionários terão acesso ao computador. Para estruturas mais administrativas pode ser uma alternativa uma vez que o público interno passa praticamente todo o tempo em frente à tela.

Algumas variáveis que podem ajudar na decisão:

· Tamanho da empresa em número de funcionários;

· Natureza da operação: manufatura, laboratório, administrativa, vendas;

· Proporção de funcionários que trabalham na empresa ou remotamente;

· Perfil da liderança e cultura organizacional: interesse geral por comunicação, habilidade e conhecimento do mundo virtual e disponibilidade, entre outros.

Essas são apenas algumas das variáveis e critérios a serem observados antes de se decidir pela adoção dos blogs corporativos.

Além disso, a decisão não deve ser individual. Outras esferas na empresa devem também estar convencidas da eficácia da nova ferramenta. Consulte os amigos de TI para conhecer or recursos e tecnologia disponíveis para que você possa evitar problemas técnicos durante o desenvolvimento e lançamento. Converse com a liderança para entender o grau de comprometimento com o projeto, não apenas como o lançamento mas principalmente com a manutenção. Convide a área de Recursos Humanos para fazer parte da discussão de pautas e principalmente para a solução de eventuais conflitos que possam surgir em comentários ou respostas dos funcionários.

E este é só o começo. Após decidir pela criação do blog, uma série de recomendações deve ser seguida para que ele não fracasse e acabe se transformando em um problema. Transparência, frequência e prontidão de resposta são algumas das regras a serem seguidas.

Exemplos como a Sun Microsystems, TAM, Claro, Tecnisa ilustram que a idéia pode dar certo se bem planejada e gerenciada. Como em qualquer outra prática, ferramenta ou recurso de comunicação, você deve estudar com cuidado todas as etapas do projeto de um blog. O sucesso pode se traduzir em volume de acessos, nível de participação e engajamento e inclusive a criação de blogs individuais ou de outros grupos dentro da organização. Entretanto, o fracasso também é uma possibilidade e suas consequências vão desde a não utilização do blog ao desprezo e ceticismo para com futuras ações desenvolvidas pela área.

Portanto, antes de solucionar um problema com a criação de um blog, reflita. Um problema maior pode estar por vir!