É tal a sua pressa de comunicação

Que eles se esquecem

De aprender primeiro a expressar-se.

Mário Quintana

As falhas de comunicação podem ocorrer por inúmeros fatores: falta de conhecimento sobre o tema, pouco comprometimento com o ato de comunicar ou com o interlocutor, problemas de relacionamento, comportamentos não assertivos ou pressa. De todas essas causas, a última é a que mais tem sido sentida pelos profissionais dos mais diferentes ramos de atuação e se reflete em e-mails, reuniões, apresentações e feedback, por exemplo.

Na correria do dia a dia, deixamos de reler um e-mail para evitar reformulações e o enviamos sem ao menos verificar a clareza, a concisão, a organização e a escolha das palavras. Automatizamos essa prática a tal ponto que parece que lutamos contra o tempo na ânsia de responder o máximo de e-mails no mínimo tempo possível. O grande alerta é que tudo o que é enviado por e-mail fica registrado e pode ser: motivo de discussões e mal-entendidos, causador de retrabalho ou comprovação em tomadas de decisões ou até em processos judiciais.

Diante de tantas atividades distintas, preferimos trocar infindáveis mensagens sobre um mesmo assunto, como se essas idas e vindas de e-mails significassem agilidade, em vez de usar alguns minutos para conversar por telefone ou pessoalmente e resolver mais rapidamente o problema. Chegamos até a nos incomodar com aquela pessoa que nos interrompe para perguntar algo direto e pontual e pensamos “por que ele não manda um e-mail para falar disso?”.

Mas essa pressa não se restringe à comunicação por e-mail. Há quem tenha inúmeras reuniões e, na pressa, não se prepara nem para conduzi-las nem para participar delas. Consequentemente, as reuniões duram mais tempo do que deveriam, afinal, estão todos com pressa para fazer as atividades prévias à reunião e usam o tempo dela para entender o tema do encontro, sem efetivamente se debruçar sobre o problema, perdendo (ou alterando) o objetivo inicial.

O problema da pressa e falta de preparo não resulta apenas em perda de tempo e objetividade. Muitas vezes, a apresentação a ser feita para um cliente ou para uma equipe é preparada na véspera, aos 45 do segundo tempo, já que, com tantas entregas, as pessoas alegam ser quase impossível parar para preparar alguns slides. Muitos pensam: isso pode ser feito depois. O problema é que a falta de preparo adequado impacta o desempenho e a imagem de quem apresenta e a da empresa, podendo gerar impressões negativas que podem até mesmo dificultar o fechamento de um potencial negócio.

O feedback, então, quando feito, pode não ter exemplos claros do que o colaborador precisa desenvolver ou plano de ação para acompanhamento posterior. Um possível impacto disso é, em um eventual desligamento, o colaborador alegar que faltou comunicação do líder. Mas o líder contra-argumenta: eu comuniquei, dei o feedback no dia tal!

Esses exemplos de situações cotidianas no ambiente organizacional só comprovam que a pressa não é apenas inimiga da perfeição, ela também é inimiga da comunicação.

Essa constatação deve servir como reflexão para sairmos desse círculo vicioso. Por isso, quando se sentir com pressa para comunicar, pare e avalie o retrabalho, os potenciais conflitos e o impacto negativo na sua imagem profissional. Só assim será possível definir melhor o objetivo da comunicação, usar suas habilidades comunicativas na máxima potencialidade e garantir melhores resultados. E boas comunicações!