Diariamente, profissionais de diferentes áreas recebem dezenas (até centenas) de e-mails. Parece que essa avalanche de mensagens só tende a aumentar. Pois saiba que já há quem considere o e-mail uma ferramenta com data de validade.

No 17^o. Congresso Nacional de Auditoria de Sistemas, Segurança da Informação e Governança, realizado em 2008, um gerente de Novas Tecnologias da IBM Brasil afirmou que os hábitos digitais da Geração Y levariam ao fim do e-mail dentro de cinco a sete anos. Isso porque os jovens profissionais usariam, cada vez mais, as redes sociais para se comunicar em ambientes profissionais.

Sete anos depois, os profissionais, de diferentes gerações, ainda enfrentam a cansativa realidade de ter suas caixas de entrada repletas de e-mails, muitos deles pouco úteis para seu trabalho. Os dados são desanimadores: estima-se que um profissional use, em média, quase 30% do seu tempo de trabalho lendo e respondendo e-mails, e dedique cerca de 500 horas por ano administrando sua caixa eletrônica.

Mas iniciativas de empresas e novos aplicativos têm apontado para um cenário diferente num futuro próximo.

A empresa Atos, por exemplo, reduziu o número médio de e-mails enviados por cada funcionário de 100 para 17 por semana, ao implantar um programa chamado Zero e-mail, em que se incentivou o uso de ferramentas de mensagens instantâneas e de plataformas de comunidade social para compartilhar e controlar ideias das mais diferentes áreas.

No mundo dos aplicativos, há inúmeras ferramentas que agilizam a troca de ideias, com impacto positivo na gestão e diminuição no volume de e-mails. Destacam-se três:

1. Quip: mistura editor de textos com ações colaborativas, para criar e comentar documentos e trocar mensagens com a equipe.
2. Podio, outro aplicativo colaborativo que permite que seus usuários gerenciem projetos e se comuniquem.
3. Weekdone: gerencia tarefas de grupos de trabalho, gera relatórios com a avaliação de desempenho da equipe e permite: distribuir tarefas e metas aos membros do grupo, acompanhar sua execução, reportar o andamento da tarefa, perguntar e comentar as publicações dos demais.

Mesmo quando se trata de e-mail marketing, já se prevê uma mudança radical, com o uso crescente de aplicativos para celular e o fim dos e-mails spams.

Ainda é cedo para saber se iniciativas e aplicativos como esses irão decretar o fim do e-mail daqui algum tempo e quanto tempo isso levará para acontecer. Mas se os impactos forem melhor gestão do tempo e da informação e caixas de e-mail menos sobrecarregadas, que o futuro chegue logo!

Resta apenas saber: você e as empresas estão prontos para viver num mundo com menos ou sem e-mail?