In part 1 of this column, we talked about the value of showing how the work we do as PR professionals can impact the business. It all starts with executing and measuring the success of basic media relations tactics, then moving beyond the basics to show PR’s influence on sales.

An important step we’re taking on our journey is to share our PR content widely. We create great infographics to share with media to help tell our stories to their readers. By the way, if you follow me on Twitter @ThereseVanRyne and send me a tweet, I’ll share a great designer contact I have in Latin America that creates detailed infographics at a very affordable cost.

You should also consider sharing content with the sales team so they can leverage your content as sales tools – they can use your content as hard-copy leave behinds or send as a follow up email. We work with sales to identify the best ways to share content, meeting with them regularly to ask their preferences.

We also customize our content for use in multiple regions. The designer I work with used to provide a pdf of our infographics in English. She now provides a powerpoint version that can be translated into Spanish, Portuguese or any other language! By paying a little bit more for infographics that we can adjust and use globally, we’re thinking ahead for economies of scale.

As part of our measurement journey, we’re consistently looking for and utilizing ways to merchandise results with a business focus. When reporting our results, we use customer-focused language to better align with our business and sales teams. We measure media pick-up as well as pick-up by our sales teams. In our case, our sales teams have an internal website where all of the very latest sales and marketing content is stored. We’re now adding PR content on this site as well so it’s all in one place. It will also be rated by the users and we can measure how many times our pieces of content are being used and also read direct comments from sales.

Also when we’re reporting these results, we keep them concise and data-based, again to align with our sales and business leaders and better prove our ROI. We show our numbers and then also briefly explain the importance of this content….using terms like customer mindshare and trusted partner. These concise descriptions help set the stage for some of the keys to measurement mentioned in the Barcelona Principles including measuring outcomes and the effect on business results. Of course, we also share with the sales team links to some of our content so that they can be copied and pasted into messages to customers and other stakeholder groups to show our thought leadership.

As you travel on your PR measurement journey, I encourage you to pay attention to detail in everything that you do – from planning to execution to measurement. Identify and align on the objectives early so you’re aligned with the business goals. Set the right expectations so you can deliver a successful event and ensure integrated campaign so you can have a better impact on sales and capture results promptly to show the ROI of your activity. You should also maximize your results by sharing your content with the sales teams and finally report results with a focus on business impact so that you increase your chance of getting even more budget for your next event!

La experiencia de las mediciones – parte 2

En la primera parte de esta columna hablamos sobre el valor de mostrar cómo nuestro trabajo como profesionales de RRPP puede afectar el negocio. Todo comienza con la implementación de tácticas básicas para las relaciones con los medios, sigue con la medición de su éxito y, luego va más allá de lo esencial para demostrar la influencia de las RRPP sobre las ventas.

Un paso importante que damos en nuestra experiencia consiste en divulgar ampliamente nuestros contenidos de RRPP. Creamos excelentes infografías para compartir con los medios de comunicación y ayudarlos a que cuenten nuestras historias a sus lectores. A propósito, si me sigue en @ThereseVanRyne en Twitter y me envía un tuit, le enviaré los datos de contacto de una gran diseñador con la que trabajo en América Latina, que crea infografías detalladas a un precio muy accesible.  

También debería considerar compartir sus contenidos con el equipo de ventas para que los utilicen como herramientas de ventas — los contenidos producidos por usted pueden utilizarse como material impreso para entregar o enviarse como correo electrónico de seguimiento. Trabajamos junto a los profesionales de ventas para identificar las mejores maneras de divulgar contenidos y nos reunimos regularmente con ellos para preguntarles acerca de sus preferencias.

También personalizamos nuestros contenidos para su utilización en varias regiones. La diseñadora con la que trabajo solía entregarnos un pdf con nuestra infografía en inglés. Ahora, nos entrega una versión en PPT que puede traducirse al español, portugués o ¡cualquier otro idioma! Al pagar un poco más por infografías que podamos adaptar y utilizar a nivel mundial, estamos pensando de antemano para economías de escala.

Como parte de nuestro análisis de la experiencia de las mediciones, estamos constantemente buscando y utilizando maneras de publicitar los resultados con un enfoque comercial. Cuando informamos sobre nuestros resultados, utilizamos un lenguaje orientado al cliente para alinearnos mejor con nuestro negocio y nuestros equipos de ventas. Medimos la cobertura en los medios de comunicación así como también la respuesta de nuestros equipos de ventas. En nuestro caso, nuestros equipos de ventas tienen un sitio web interno donde se almacena la totalidad de los contenidos publicados más recientemente en relación con las ventas y el mercadeo. En la actualidad también agregamos contenidos de RRPP a este sitio, para que todo se encuentre en un solo lugar. El sitio también será evaluado por los usuarios, y podemos tanto medir cuántas veces se utilizan nuestros contenidos como leer los comentarios directos de los equipos de ventas.

Además, cuando elaboramos informes acerca de estos resultados, los hacemos concisos y en base a datos, para alinearlos con nuestros líderes de ventas y negocios y para demostrar mejor nuestro retorno sobre la inversión. Mostramos nuestras cifras y luego explicamos brevemente la importancia del contenido... utilizando términos como presencia de la marca entre clientes y socio de confianza. Estas descripciones concisas ayudan a crear un marco para alguna de las mediciones clave mencionadas en los Principios de Barcelona, entre las que se incluye la medición de los resultados y el efecto sobre los resultados del negocio. Naturalmente, también compartimos con nuestro equipo de ventas enlaces a algunos de nuestros contenidos para que puedan ser copiados y pegados en los mensajes a los clientes y a otros grupos interesados con el fin de mostrar nuestro liderazgo visionario.

A medida que desarrolla su experiencia de las mediciones relacionadas con las RRPP, le recomiendo que preste atención a los detalles en todo lo que haga — desde la planificación hasta la implementación y la medición. Identificar y alinearse con los objetivos desde el principio es necesario para alinearse con los objetivos del negocio. Establezca las expectativas adecuadas para poder llevar a cabo un evento exitoso y garantizar una campaña integrada y así tener un mejor impacto sobre las ventas, y obtenga información sobre los resultados de inmediato para reflejar el retorno sobre la inversión de su actividad.  Usted maximizará sus resultados al compartir sus contenidos con sus equipos de ventas. Y, finalmente, elabore informes sobre los resultados centrándose en el impacto comercial para incrementar la probabilidad de obtener ¡aún más presupuesto para su próximo evento!