Bibliotecários, Documentalistas, Arquivistas, Cientistas da Informação. Se ao ouvir esses nomes você logo imagina pessoas que equilibram livros na estante, guardam “coisas velhas” ou até nem sabia que elas existiam, está na hora de rever seus conceitos. Esses profissionais podem ser chamados de Profissionais da Informação, não apenas por organizarem documentos, mas também, porque a informação é o seu objeto de estudo, sua principal fonte de trabalho.

Mas não é todo tipo de informação que eles organizam. Trata-se daquela informação registrada, em qualquer tipo de suporte, do papel à película cinematográfica, do LP ao troféu, da fita k7 aos cartões de memória e hard disk, que precisa ser selecionada, organizada, para então ser disponibilizada e disseminada. E como esses profissionais, que até então estavam restritos à bibliotecas, centros de documentação e informação, arquivos e museus, podem contribuir com a comunicação organizacional?

É a partir de agora que entenderá a real vocação dos profissionais da informação. Eles têm habilidades para organizar tudo: desde um arquivo de documentos das áreas de comunicação e marketing até sistematizar o conhecimento produzido por uma instituição. Possuem mecanismos que permitem estruturar, hierarquicamente, tanto áreas do conhecimento quanto setores, processos e produtos de uma organização.

Com a profusão das tecnologias da informação e comunicação, a produção de documentos, seja em papel ou em meio eletrônico, cresceu vertiginosamente, sendo necessário também organizar e tornar disponível o conteúdo de mídias eletrônicas e repositórios virtuais. Esse conteúdo é acessado e alimentado, em sua grande maioria, por mais de uma pessoa, imprimindo ao repositório uma organização muito particular e sem critérios, tornando a localização da informação tão árdua quanto uma expedição aos sítios arqueológicos. Nunca se sabe o que irá encontrar por lá!

Ao profissional da informação compete formular e aplicar procedimentos e critérios para identificação, organização e destinação dos documentos que serão produzidos e acumulados. Esse trabalho deve ser realizado em conjunto com os produtores dos documentos e informações, pois quem produz e utiliza os documentos tem propriedade para auxiliar no entendimento e estruturação do conteúdo.

Além disso, o profissional deve ter capacidade de análise e síntese de contextos setoriais, dos processos de trabalho da instituição e dos documentos produzidos, suas funções e tempo de vida dentro da instituição, para, assim, poder propor meios de organizá-los e acessá-los com agilidade. Dessa forma, terá a segurança de que aquele relatório das atividades realizadas no semestre passado estará lá para consolidar o relatório final do ano.

Com a preocupação das instituições em resgatar e sistematizar sua história, esse profissionais também se encontram envolvidos com os processos de consolidação da memória empresarial. Estruturam projetos de resgate e organização documental, atuando em conjunto com outros profissionais da informação, os historiadores, os museólogos e os jornalistas na reconstrução da trajetória de sucesso das organizações, fornecendo insumos para viabilização de produtos da informação alusivos ás comemorações e tornando a memória empresarial, não só celebrativa, mas importante ferramenta de gestão.

Grandes organizações já investem em programas de gestão da informação e do conhecimento e em muitos deles esses profissionais atuam e fazem a diferença. Criam ferramentas para classificar informação registrada, assuntos e documentos produzidos, sejam eles patentes, campanhas publicitárias, estudos toxicológicos, folders, relatórios de diversas finalidades, e todo tipo de conhecimento produzido por uma organização. E conhecimento é patrimônio, é ativo intangível, é o diferencial que faz uma instituição estar onde está, ter notoriedade, faz e é parte da cultura organizacional.

Espero que depois desse artigo, você olhe com outros olhos esses profissionais e dê a eles uma chance de mostrar todo o seu potencial.