Excesso de e-mails, necessidade de telefonemas constantes, dificuldade no controle das versões e validação do material produzido e a falta de meios para o controle do andamento da demanda pelo solicitante são alguns dos desdobramentos do problema de gestão na relação com agências contratadas, seja de publicidade ou especializadas em Comunicação Interna.

Falando em Comunicação Interna, algumas empresas contratam serviços específicos, como produção de peças de endomarketing ou campanhas inteiras, até a transferência completa do planejamento e execução da comunicação para empresas terceirizadas especializadas.

Uma vez que a Comunicação Interna é área estratégica de uma empresa, deve estar diretamente em contato com a liderança para acompanhamento e validação do material produzido.

Para facilitar a gestão da terceirização, empresas especializadas investem em plataformas on-line de controle de demandas para garantir o envolvimento dos demandantes em todo o processo. Em constante atualização, um sistema garante à empresa contratante facilidade de atendimento, transparência nos prazos, tráfico de arquivos, documentação de briefing, banco de imagens, ou seja, total controle sobre a gestão das demandas para a agência.

Como funciona

Com login e senha, cada pessoa da equipe tem acesso aos projetos em que está inserida, com diferenças de permissão de acordo com o grau de envolvimento. No caso do uso para Comunicação Interna, designers, jornalistas e redatores podem carregar arquivos, lançar horas e atualizar o status dos projetos em que estão trabalhando. Os gestores podem abrir tarefas e envolver os profissionais que necessitam para o job, acompanhar o andamento das tarefas por meio do status atualizado e fazer upload e download de arquivos relacionados ao projeto.

Num sistema de gestão online, tudo que um gestor precisa para acompanhar o andamento, controle e finalização dos projetos demandados está à distância de um clique, inclusive gerar relatórios de horas e verificar os custos demandados por cada profissional, dependendo do tipo de contrato estabelecido.

É importante que a equipe esteja envolvida na ferramenta a fim de se habituar aos lançamentos de horas e atualização de status das tarefas de que são responsáveis na plataforma. A ferramenta é parte do dia a dia de trabalho, facilitando a vida de todos os envolvidos. Uma plataforma de gestão on-line facilita, ainda, a gestão de profissionais que trabalham alocados nos clientes, sendo uma plataforma bilateral que tem como uma das funcionalidades ser um canal de Comunicação Interna entre os profissionais da empresa.

Casos em que a plataforma é implantada com sucesso

A plataforma de gestão Labhour é usada para atendimento e gestão de contas de empresas como Petrobras, Banco Bradesco e a B2W - detentora das marcas Submarino e Americanas.com, cliente da P3K Comunicação.