Motivados pelas eleições, pelos debates e pela propaganda política, muitos executivos e empresários se deram conta de que não estão preparados para fazer apresentações públicas ou encarar debates e mesas redondas. Ficar horas a fio debaixo de holofotes e sob a mira dos olhares atentos e críticos da plateia é uma tarefa desgastante e extremamente complexa, embora possa se tornar gratificante se for cuidadosamente planejada.

Poucos líderes, porém, demonstram capacidade de surpreender e capturar a atenção de seus públicos. Acabam falando de improviso e provocam desinteresse ou constrangimento devido a informações equivocadas, insegurança ao falar e até piadas fora de lugar e de propósito.

Apresentações e discursos memoráveis são muito mais resultado de preparação do que inspiração. Grandes discursos se tornam marcantes, sem sombra de dúvida, em função de trabalho, pesquisa, reflexão e de treinamento, muito treinamento.

Não faltam exemplos. Steve Jobs, protagonista de excelentes discursos e apresentações, era tímido, como ele mesmo admitiu. Só se saía bem porque se preparava muito, de forma exaustiva. Membros de sua equipe diziam que ele consumia mais de 20 minutos de preparação para cada um minuto de apresentação. Imaginem, então, a intensidade do trabalho na véspera de um lançamento importante. Mas foi essa dedicação, aliada ao seu proverbial perfeccionismo, que o tornou um dos profissionais mais conhecidos e respeitados do mundo.

Para surpreender e fazer uma apresentação de sucesso, é fundamental seguir pelo menos cinco regras:

1. Planejar e preparar o material no mínimo dos detalhes;
2. Construir uma “boa história”, com conteúdo, informação, sequência lógica, exemplos práticos e algumas (leves) pitadas de humor;
3. Ter uma boa apresentação;
4. Explorar o palco com desenvoltura;
5. Cativar o público, levando-o a participar e interagir com você ao longo da apresentação.

Antes de tudo, é necessário conhecer o ambiente que abrigará a apresentação. O local é grande ou pequeno? É um auditório ou uma sala? Há palco? Quantas pessoas estarão presentes? Quantos palestrantes participarão do evento? Entre eles, haverá concorrentes? Quais temas serão abordados? Quanto tempo você terá disponível? O público poderá fazer perguntas? Em que momento? Quais os recursos tecnológicos disponíveis? Muito importante: qual será o perfil da audiência? O que exatamente ela espera de você?

Com as respostas ao arsenal dessas perguntas (e de muitas outras), monte a apresentação. O texto deve ser sucinto, com frases marcantes e diretas. Tenha parcimônia no uso de imagens e cores. Gráficos e tabelas são bem vindos, desde que sejam relevantes e não pequem pelo excesso de informações. Use (mas não abuse) do tom emocional e de referências pessoais. Num mundo cada vez mais multimídia, é fundamental utilizar a tecnologia para transmitir suas mensagens e ideias – e, mais uma vez, não lance mão desses recursos em demasia.  Leve em conta o perfil da plateia que assistirá à apresentação.

Parta, então, para a fase de treino – e não se constranja em ensaiar na frente do espelho, de colegas de trabalho e, sobretudo, do assessor ou um coaching de Comunicação. Nessas sessões, sua voz e sua respiração ganharão a modulação adequada, assim como o olhar, a postura corporal e o movimento dos braços serão aprimorados. Dedique uma atenção especial aos gestos. Por exemplo: nada de caretas ou dedos em riste!

É fundamental começar com o pé direito, despertar imediatamente a atenção de todos os presentes e encerrar com chave de ouro. Logo no início, deixe claro qual a ideia que será defendida. A partir daí, desenvolva os argumentos e exponha informações e indicadores que comprovem a validade da tese que você se propôs defender. Tome cuidado especial com o encerramento. De nada adianta uma apresentação magnífica se o palestrante fugir do foco no último slide. Vários executivos “esquecem” o fechamento e o agradecimento final.

Ao concluir a montagem da apresentação, não deixe de testá-la previamente no equipamento (computador, projetor, data show, etc.) da sala da palestra para que não ocorra nenhuma surpresa de última hora, como problemas técnicos ou de configuração, por exemplo. Cada detalhe precisa ser verificado, checado e rechecado para que a Lei de Murphy não se manifeste. Faça como Michael Phelps que, durante os treinos, nadou exaustivamente de olhos fechados, preparando-se para a eventualidade de entrar água em seus óculos durante uma competição. Pois foi o que aconteceu numa das provas nas Olimpíadas de Pequim em 2008 e o treino para situações adversas e extremas lhe garantiu uma de suas medalhas de ouro.

Subir ao palco e encarar a plateia é assustador. Ao primeiro contato, não se trata de um ambiente amigável. A sensação é que a escadinha que dá acesso ao local tem degraus minúsculos. A iluminação quase cega o palestrante. O púlpito intimida e o microfone nem sempre parece funcionar bem. A plateia também contribui para que você fique ainda mais nervoso, com rostos intimidadores e muitas pessoas preocupadas, apenas, com seus smartphones. Mais uma vez, a melhor forma de superar um eventual pânico é planejar, ensaiar e se prepara. O palco e a sala precisam ser verificados antes da apresentação para que nada o surpreenda ou o intimide.

O desafio de construir uma boa apresentação é realmente enorme. Os resultados, porém, superam amplamente o esforço exigido. Não se trata apenas da satisfação pessoal, embora esse seja um aspecto relevante e legítimo a ser considerado. Boas apresentações significam, sobretudo, um reforço à imagem institucional da companhia e um atestado de qualidade e respeito ao público para sua imagem corporativa.