Comunicação ganha qualidade e agilidade com uma gestão adequada de documentos e geração de conteúdos

Cada vez mais, a comunicação tem assumido papel decisivo no mundo corporativo. Para isso, porém, os profissionais de Comunicação necessitam de uma base qualificada de informações e conteúdos para planejar, executar e controlar resultados de ações estratégicas. Faz parte do universo da área conhecer metodologias, práticas, processos e ferramentas para a construção de repositórios de conteúdos – fotos, vídeos, publicações, clippings, autorizações de uso, entre outros materiais, armazenados e descritos em um só lugar e de fácil acesso. Foi com essa perspectiva que Cristina Borrego e Beth Totini, integrantes da equipe da consultoria Memória & Identidade,  falaram sobre implantação de bancos de conteúdos como ferramenta imprescindível para a comunicação na 1ª Jornada Aberje de Gestão da Informação. Tudo aconteceu no dia 11 de setembro de 2014 no Espaço Aberje Sumaré em São Paulo/SP.

Beth postula que, de formas variadas, os profissionais de Comunicação, em especial os que lideram a Comunicação Corporativa de grandes grupos empresariais, têm sentido a ausência de uma política integrada de gestão de informações qualificadas para a produção de conteúdos estratégicos. De um lado, equipes responsáveis por processos específicos de Comunicação (institucional, interna, mídias digitais, imprensa, relações governamentais, entre outras) têm desempenhado funções compartimentadas e trabalhado de forma quase isolada, buscando informações e armazenando conteúdos acumulados ou produzidos nos drives e desktops – repositórios comumente desorganizados. De outro lado, coexistem as tecnologias de informação e comunicação – as TIC’s – como a internet, sites e intranet, além das redes sociais, que divulgam os conteúdos produzidos por essas mesmas equipes de Comunicação e que, a cada publicação, precisam retomar seu trabalho do zero, como a mitológica Penélope. Afirma ela: “muito se perde nesse processo. De imediato, as perdas mais visíveis: tempo e retrabalho. E as de maior significado: a insegurança quanto ao embasamento de dados para emitir opiniões, falar em nome da empresa e manter a linguagem da marca ao publicar conteúdos e imagens. A cultura digital tem fortalecido essa situação, que se complica ainda mais com a troca natural de profissionais que ocorre no mundo corporativo”.

Seleção e colagem de dados e imagens, percepção isolada dos fatos, velocidade do acesso a novas narrativas e informações fornecidas à exaustão por programas e softwares. Uma sequência de ações que se materializam na constante reconstrução de conteúdos e promovem a conexão entre a memória institucional e técnica das empresas e a das pessoas. Ao mesmo tempo, esse quadro nos coloca diante da multiplicidade do real e de sua fragmentação. Cristina aponta que cada vez mais plataformas de gerenciamento de documentos e informações são utilizadas para auxiliar processos de trabalho de pesquisadores, engenheiros e advogados, em especial a produção de conteúdos. “É imprescindível organizar as fontes internas de informação e sistematizar o acesso a referências externas qualificadas e seguras, de modo a integrar, compartilhar e manter a memória das narrativas produzidas e disseminadas pelos núcleos de Comunicação. Ferramentas direcionadas para esse propósito podem garantir, em muito, a comunicação planejada e virtuosa”, manifesta.

O grande diferencial do uso das novas tecnologias, os chamados bancos de conteúdos, não é mais e apenas servir de repositório de dados, mas contar com funcionalidades direcionadas à estruturação dos processos de Comunicação, exatamente no momento da adoção da ferramenta por todos os profissionais da área. Sua estruturação deve, portanto, refletir todo o caminho percorrido pelos gestores na produção e divulgação dos conteúdos. No fazer cotidiano, os profissionais trabalham em uma única plataforma compartilhada, contando com a colaboração concomitante de seus pares de equipe e com as funcionalidades diferenciadas desse tipo de ferramenta.

Em estágios mais avançados de integração e gestão de informações, áreas de Comunicação podem contar com a colaboração de profissionais documentalistas para categorizar, indexar e qualificar documentos, imagens e audiovisuais, a partir de critérios adequados à cultura da memória empresarial. O conceito de rede está presente nessas soluções – de modo sistemático e contínuo, a memória da empresa se constrói e se reconstrói em novas narrativas e a fluência de ideias e de atributos da equipe formam pontos de conexão com as informações estratégicas para a Comunicação Corporativa.               

COMO FAZER – As consultoras, partindo de um princípio que memória e informação são ativos das organizações, indicam fazer uma avaliação prévia do sistema de arquivos e informações vigente, com tratamento físico de acervos e organização de documentos em meios eletrônicos. Na sequência, vem a racionalização de produção e de fluxo de documentos, analisando-se as tecnologias disponíveis no mercado para ampliar ou agilizar o acesso. Elas assinalam a necessidade de redução da massa documental e a opção pela conversação profissional do material que se decidiu guardar.

A diferença entre dado, informação e conhecimento foi debatida na ocasião. Dado é uma simples observação sobre o estado do mundo, facilmente estruturado e obtido por máquinas, frequentemente quantificado e transferível. Já informação diz respeito a dados dotados de relevância e propósito, requer análise e exige consenso em relação ao significado, podendo ser transferível. Conhecimento, por sua vez, é uma informação valiosa, vinda da reflexão e da síntese, de difícil estruturação, não quantificável e de difícil transferência porque derivado de associações de cada pessoa em múltiplas formas. A depender da unidade de informação (centro de documentação, centro de memória, bancos de imagens ou arquivos setoriais), muda as funções, tipos de acervo e público. Cada empresa avalia e escolhe a unidade de informação adequada à necessidade da área de comunicação, a partir do acervo, do usuário-alvo e mesmo perfil da equipe. Com isso, estabelece-se o fluxograma dos processos, as regras para uso e atendimento, a gestão administrativa e a produção de conteúdos.

Quais os documentos estratégicos? Qual o volume e os tipos de documentos? O budget é da área ou pode ser corporativo? Existem sistemas a serem adquiridos para outras necessidades? Quem será o gestor da unidade? Essas são algumas questões levantadas pelas palestrantes para gerar insights e poder ter planejamento, atualização tecnológica, educação continuada e estabelecimento de indicadores e fazer de fato uma gestão de conteúdo de comunicação e sua relação com TI. A palestra foi encerrada com o case da Cosan, tido como modelo para organizar fontes internas, ter referência sobre onde se deve buscar informação segura e compartilhar e socializar narrativas disseminadas pelos núcleos e interfaces (comunicação interna, assessoria de imprensa, sustentabilidade, comunicação digital).

Informações sobre as próximas edições da Jornada podem ser obtidas pelo telefone 11-3662-3990 ramal 845 ou no e-mail priscila@aberje.com.br com Priscila Fiorelli.