O cartão de visita é um dos itens mais importantes em um contato profissional. Para os orientais, o valor do cartão de visitas é tão expressivo que o recebimento dele é feito com as duas mãos. É por meio dele que a pessoa do profissional e a empresa que ele representa iniciam uma interação que lhes oferece a possibilidade de serem conhecidos pelo outro.

Ensina o velho e sábio ditado que: “a primeira impressão é a que fica”. Portanto, ao se fazer uso do cartão, é necessário que algumas regras básicas devam ser observadas.

Antes de mais nada, não se deve esquecer que o cartão de visita é um material promocional que identifica uma pessoa e uma empresa. Ele reflete a identidade e a imagem corporativa da empresa, razão pela qual é considerado como uma ferramenta de grande valia para o profissional. Não fosse por muitas razões, bastaria pensar em seu pragmatismo: ele torna viável a ocorrência de contatos posteriores.

Em atenção a essas características, alguns cuidados devem ser tomados, que vão desde a confecção até a entrega em mãos.

O ideal é que o cartão seja confeccionado em uma gráfica. Devem ser evitadas impressões caseiras, pois o tipo de papel usado e a impressão de qualidade são essenciais para refletir uma boa imagem impressa.

Para que se alcance o sucesso em um primeiro contato e se possa ser lembrado de forma positiva, é essencial saber entregar e receber um cartão de visita. Esse pequeno pedaço de papel tem a força de um “ritual de saudação” no mundo dos negócios, quando ele informa ao interlocutor: quem é o profissional que ali se apresenta, o que esse profissional faz e como pode ser encontrado posteriormente.

O visual do cartão deve ser o mais limpo possível, contendo informações objetivas, na exata medida do que precisa ser comunicado. Deve ser confeccionado, preferencialmente, em cor clara e com pouca imagem, para que não ocorra uma confusão visual e o seu conteúdo se torne de difícil compreensão.

A objetividade e a clareza do que se quer comunicar devem conter o nome completo de quem se apresenta, sua profissão ou cargo, além de outros dados profissionais, incluindo o nome da empresa e seu logotipo, o endereço físico, telefone corporativo, fax, e-mail, endereço do site e, se for o caso, pode-se incluir o número de um telefone celular.

Indica-se que o único elemento do cartão que pode ser mais visível do que o nome do profissional é o logotipo da empresa. Há, ainda, a possibilidade de ser acrescido um slogan ou frase curta que evidencie algum diferencial.

Todas as informações deverão estar sempre atualizadas. Ocorrendo mudanças de telefones, e-mails ou cargo, é preciso providenciar a confecção de novo cartão, pois não é nada elegante entregar um cartão rasurado ou com dados inadequados.

Importante lembrar que, frequentemente, os grandes negócios são fechados pessoalmente e, neste momento, é fundamental estar com seu cartão de visita atualizado.

O cartão deverá ser entregue, sem ansiedade, virado de frente para quem o recebe, o que facilita sua leitura. Dobrar a ponta caiu em desuso. Em geral, esta entrega é feita no início da conversação, quando as pessoas ainda não se conhecem. É prática comum, em reuniões, deixar o cartão à vista para facilitar a memorização do nome do profissional com quem se está mantendo uma troca de informações. Caso o encontro seja informal, o melhor a fazer é trocar os cartões na saída.

É mais cortês entregar o cartão do que pedir o cartão do outro. Quando se recebe um cartão, é indicado que seja lido com atenção, buscando memorizar o nome do profissional ali escrito antes de guardá-lo, para demonstrar o interesse e poder chamá-lo pelo nome. Para evitar que possam se amassar ou sujar é conveniente que os cartões sejam carregados em porta cartões e que fiquem em locais de fácil acesso.

Ao se apresentar sem um cartão de visita, o profissional corre o risco de comprometer a sua credibilidade, oferecendo uma imagem que poderia ser interpretada como desleixo e falta de organização.

Por essa razão, considera-se fundamental o hábito de usar esta ferramenta: o cartão de visita, tão pequeno em sua aparência e tão importante em seu significado.