por Heitor Chagas de Oliveira (*)

Em poucas oportunidades travei contato tão íntimo e intenso com equipes que estivessem de tal modo integradas - embora cada uma no âmbito das estruturas de diferentes diretorias - como as equipes de comunicação da Xerox do Brasil. Isto foi possível com a aplicação do jogo da malha. Mais do que um exercício estruturado para a identificação de interfaces e a busca objetiva de oportunidades de integração funcional e colaboração eficaz, é uma forma de reencontrar a vitalidade das organizações.

Na nossa empresa, o conjunto das funções de comunicação social é formado por comunicação interna, que se reporta à diretoria de Educação e Treinamento; e pela comunicação externa, esta distribuída em duas diretorias: Comunicação e Marketing, onde estão as atividades de propaganda, feiras e eventos; e a diretoria de Assuntos Corporativos, com as gerências de Comunicação Corporativa e Relações com a Imprensa e a de Assuntos Corporativos e Relações com a Comunidade.

Há alguns anos, por consenso dos seus membros (diretores e gerentes), as áreas envolvidas constituíram dois comitês. Um, tático, integrado pelos gerentes, e outro estratégico, formado pelos três diretores. Reúne-se o Comitê Tático todas as semanas e o Comitê Estratégico a cada quinze dias. Os dois comitês fazem reuniões mensais conjuntas. Ora, com tantas oportunidades de seus membros se conhecerem, de saberem o que estão fazendo os demais em suas respectivas áreas, todos estão garantindo um melhor resultado do conjunto dos seus trabalhos. O segredo é não fazer segredo sobre o que cada um está fazendo.

Na Xerox do Brasil, a comunicação integrada é um exemplo de integração funcional. Quero dizer com isso que, além de se conhecerem, se respeitarem e garantirem um espaço mental saudável para a afetividade, que constitui a integração social, as pessoas fazem mais. Sabem o que os outros fazem, o quanto cada um pode precisar dos demais, e o quanto alguém do grupo (por excesso ou por omissão) pode até estar atrapalhando. Fazendo a integração funcional, estão garantindo agregação de pessoas e inteligências individuais e obtendo a indispensável sinergia que assegura a produtividade dos esforços.

Pois foi justamente para este grupo de pessoas que apliquei, em abril último, o jogo de malha. Foi uma excelente experiência e dois aspectos muito me entusiamaram: 1) A comunicação integrada é um fato claro na cabeça dos participantes; e 2) o jogo da malha foi útil no sentido de que o grupo conseguiu identificar várias interfaces que, ou não estavam conscientizadas, ou vinham sendo tratadas como pequenos problemas adiáveis. Aliás, costumamos desprezar os pequenos problemas, quando deveríamos resolvê-los. Mas, como são pequenos, vamos adiando, até que se tornam maiores.

Como resultado de um longo período de trabalho intenso, usando instrumental adaptado sob medida para o grupo, chegou-se até o ponto onde todos concordaram com uma agenda de desobstruções e os tais pequenos problemas foram colocados sobre a mesa.

Se em um grupo, com tão avançado estágio de integração funcional, ainda se chegou a estabelecer a lista de compromissos em uma agenda de desobstruções, imagino o quanto estão carecendo do jogo da malha outros grupos que deveriam trabalhar integrados.

A agenda vai sendo cumprida e checada a cada reunião dos comitês - até que todos estes itens problemáticos sejam esclarecidos, negociados e sejam encontradas as soluções de cada um. Na Xerox do Brasil, a comunicação integrada é, por tomada de consciência do grupo e por revisão e reforço através de relações de interdependência, percebida, aceita e assumida pelos gerentes e dirigentes das áreas afins. E, como no caso do estômago e do fígado, nenhum deles deixa de fazer suas funções específicas, nem há entre eles nenhuma barreira nítida ou muro que às separe.

Com jogo ou sem jogo, a realidade é que vivemos em verdadeiras malhas. Tudo o que se faz em um departamento tem a ver com os demais, embora nem sempre seja crítica a a relação de interdependência entre um e outro. Por isso estou seguro em escrever como quem prescreve terapia, ainda que ninguém tenha trazido queixas dos seus sintomas. É que nós sabemos que informação não é remédio. É alimento.

(*) Heitor Chagas de Oliveira é diretor de Assuntos Corporativos da Xerox do Brasil.